Peneliti : M. Nashir Ardiansyah, Irawan Nurhas, ST, Anindita Ayu Primastya, ST.
Judul : Perancangan Sistem Pengendalian Softcopy Prosedur dan Instruksi Kerja Milik Satuan Penjaminan Mutu Institut Teknologi Telkom
Abstrak

Penelitian ini difokuskan pada rancangan pengendalian dokumen khususnya prosedur dan instruksi kerja yang berbentuk softcopy. Hal ini dilatarbelakangi oleh adanya ketidakteraturan dan ketidakkonsistenan proses pengendalian serta pendistribusian prosedur dan instruksi kerja yang dilakukan oleh Sistem Penjaminan Mutu IT Telkom (SPM), terutama dokumen yang berbentuk softcopy karena hingga saat ini SPM masih belum memiliki standar pengendalian dokumen softcopy. Untuk menghindari terganggunya kinerja di unit – unit terkait maka diperlukan suatu perancangan sistem yang matang mengenai pengendalian dokumen softcopy khususnya untuk dokumen prosedur dan instruksi kerja. Sistem pengendalian dokumen softcopy ini akan dibuat berdasarkan pemetaan kondisi existing dengan mempertimbangkan kepentingan dan kebutuhan semua pihak terkait yaitu SPM dan unit – unit kerja lainnya yang memanfaatkan prosedur dan instruksi kerja sebagai pedoman dalam melaksanakan kerja sehari - hari. Pada penelitian ini, sistem yang dibuat dilengkapi dengan desain aplikasi berbasis sistem informasi sehingga SPM dapat dengan mudah mengendalikan distribusi softcopy baik itu dokumen asli, terkendali, maupun kadaluarsa sesuai dengan ketentuan ISO 9001:2008. Aplikasi ini memuat beberapa proses inti pengendalian dokumen yaitu proses pengajuan dokumen baru, proses revisi dokumen, proses distribusi dokumen, dan proses penghapusan dokumen. Selain itu, melalui aplikasi ini diharapkan para user (unit – unit terkait) dapat dengan mudah untuk mengakses.

Kata kunci : ISO 9001:2008, pengendalian dokumen, sistem informasi